ACUERDO Nº 3808-2021–STJ-

Disponer que los procedimientos administrativos por ante los organismos dependientes del Superior Tribunal de Justicia, se tramiten en expedientes administrativos electrónicos, bajo el sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE).[1]

Estado de la norma: VIGENTE (a partir del 17-08-21).-

Dictado el 05-08-21.-

Operador Digesto: M.L.E.-

ACUERDO Nº 3808: En la ciudad de Santa Rosa, capital de la Provincia de La Pampa, a los cinco días del mes de agosto de dos mil veintiuno, se reúne en Acuerdo el Superior Tribunal de Justicia, integrado por el Sr. Presidente, Dr. Eduardo D. FERNÁNDEZ MENDÍA, y los Sres. Ministros, Dres. Hugo Oscar DÍAZ, Elena Victoria FRESCO, Fabricio Ildebrando Luis LOSI y José Roberto SAPPA. -

ACORDARON:-

Visto y Considerando: Que mediante Decreto 561/2016, el Poder Ejecutivo Nacional implementó el sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional, actuando como plataforma para la implementación de gestión de expedientes electrónicos (conf. artículo 1 del Decreto 561/2016). -

Que, posteriormente, el Superior Tribunal de Justicia de la Provincia de La Pampa y la Subsecretaría de Innovación Administrativa de la Secretaría de Innovación Pública de la Jefatura de Gabinete de Ministros de la Nación, celebraron un Acuerdo Marco de Cooperación por el cual se acordó la cesión e implementación del sistema de GDE en el ámbito administrativo del Poder Judicial de la Provincia de La Pampa.-

Que en base al citado Acuerdo Marco de Cooperación, se llevaron a cabo pruebas pilotos en diferentes organismos administrativos del Superior Tribunal de Justicia y se impartieron las capacitaciones correspondientes.-

Que, en esta instancia, a fin de continuar con la política institucional de constante modernización de los procesos mediante la incorporación de herramientas tecnológicas, resulta oportuno y conveniente disponer que los procedimientos administrativos por ante los organismos dependientes del Superior Tribunal de Justicia, se tramiten en expedientes administrativos electrónicos, bajo el sistema de GDE. -

Que con la implementación de dicho sistema se pretende la eliminación total de los expedientes en papel, reemplazándolos por documentos electrónicos contenidos en una base de datos que contemple su generación, control, acceso posterior, archivo y conservación, distribución, notificaciones electrónicas, fecha cierta y firma digital o electrónica, en un ambiente de seguridad y transparencia, garantizando su integridad, autoría e inalterabilidad.-

Que la incorporación y utilización de nuevas tecnologías en la sustanciación de las actuaciones y los expedientes administrativos, permitirá alcanzar un mayor control y seguridad en su tramitación, además de incrementar el acceso a la información pública, y una mayor celeridad y simplificación en las gestiones administrativas. Al mismo tiempo, se contribuirá en el proceso de despapelización que se logró llevar a cabo en el ámbito jurisdiccional, en especial por la implementación del “Sistema Informático de Gestión de Legajos Penales” (SIGeLP) (conf. Acuerdo 3563) y el “Sistema Informático de Gestión de Expedientes” (SIGE) (conf. Acuerdos 3481, 3518, 3568, 3572, 3610, 3649, 3683, 3698, 3708, 3773 y cc.), reduciéndose al mínimo el uso de material impreso con su consecuente beneficio ecológico. - - Que la tramitación de los procedimientos en expedientes administrativos electrónicos bajo el sistema de GDE, requiere el dictado de ciertas pautas referentes a los procedimientos que se tramitarán obligatoriamente bajo la modalidad de expediente electrónico (artículo 1 del Anexo I del presente Acuerdo), las normas que regirán a los usuarios del sistema de GDE (artículo 2 del Anexo I del presente Acuerdo), los principios generales aplicables al expediente administrativo electrónico (artículo 3 del Anexo I del presente Acuerdo), las presentaciones de personas no usuarias del sistema de GDE (artículo 5 del Anexo I del presente Acuerdo), el sistema de notificaciones (artículo 6 del Anexo I del presente Acuerdo) y la administración local del sistema del GDE (artículo 7 del Anexo I del presente Acuerdo).-

Que en cuanto a la obligatoriedad del uso del sistema de GDE para la tramitación de los procedimientos administrativos por ante los organismos dependientes del Superior Tribunal de Justicia, se efectúa una distinción según la fecha de vigencia del presente Acuerdo: obligatorio para aquellos expedientes que se inicien a partir del 17 de agosto de 2021 y voluntario para aquellos que ya se encuentren iniciados antes dicha fecha (artículo 1 del Anexo I del presente Acuerdo). -

Que respecto a los usuarios del sistema de GDE, se indica que deberán contar con un usuario y clave personal, asociada a un perfil que definirá los permisos de acceso a los expedientes administrativos y funciones del sistema. Asimismo, se establece expresamente que el usuario asume la responsabilidad por el uso indebido o inadecuado del sistema de GDE, o de la información que almacene o divulgue, considerándose falta grave al uso indebido del mismo (artículo 2 del Anexo I del presente Acuerdo).-

Que con relación a los principios generales que regirán al expediente administrativo electrónico, se considera oportuno recordar que el expediente se formará mediante la agregación ordenada al sistema de GDE de los documentos, resoluciones, pruebas, dictámenes, informes, notificaciones y demás diligencias que deben integrarlo; y que el registro de datos deberá ser oportuno e íntegro. Por otra parte, se dispone que los documentos confeccionados a través del sistema de GDE serán firmados mediante firma digital o electrónica y producirán idénticos efectos jurídicos y probatorios que sus equivalentes en soporte papel (artículo 3 del Anexo I del presente Acuerdo).-

Que, por otra, se regula en forma específica el modo por el cual las personas no usuarias del sistema de GDE podrán realizar sus presentaciones. En tal sentido, se indica que podrán efectuarse mediante escritos en formato papel o por medios electrónicos, aclarándose que las realizadas en formato papel serán digitalizadas por los agentes facultados para ello e incorporadas al sistema. En tal caso, los documentos digitalizados tendrán idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel (artículo 5 del Anexo I del presente Acuerdo).-

Que en relación a las notificaciones se indica que, además de poder realizarlas por los medios previstos en el artículo 46 del Decreto 1684/79 –Reglamentario de la N.J.F. 951-, también pueden efectuarse por medios electrónicos, estableciéndose que en este último supuesto quedarán perfeccionadas cuando se encuentren disponibles en la cuenta del usuario del sistema de GDE o del administrado (artículo 6 del Anexo I del presente Acuerdo).-

Que, por último, debe destacarse que de conformidad al proyecto de ley presentado por Acuerdo 3425, la Cámara de Diputados de la Provincia de La Pampa sancionó la Ley 2925 por la que autoriza “la utilización de expedientes electrónicos, documentos electrónicos, firmas electrónicas y digitales, comunicaciones electrónicas y domicilios electrónicos constituidos, en todos los procesos judiciales y administrativos que se tramitan por ante el Poder Judicial de la provincia de La Pampa, con idéntica eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes convencionales”, permitiendo que este Cuerpo reglamente su utilización y gradual implementación. Por ello, en uso de las facultades de reglamentación conferidas en el artículo 2 de la Ley 2925, el Superior Tribunal de Justicia, RESUELVE: Primero: Disponer que los procedimientos administrativos por ante los organismos dependientes del Superior Tribunal de Justicia, se tramiten en expedientes administrativos electrónicos, bajo el sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), conforme las pautas establecidas en el Anexo I del presente. Segundo: Establecer que lo dispuesto en el presente Acuerdo comenzará a regir a partir del día 17 de agosto de 2021. Tercero: La Oficina de Informática y Tecnología del Superior Tribunal de Justicia, conjuntamente con la Secretaría Técnica, realizarán las capacitaciones correspondientes para la implementación del presente Acuerdo. Asimismo, pondrá a disposición una Mesa de Ayuda para dilucidar cualquier duda de los usuarios. Cuarto: Encomendar a la Oficina de Comunicación Institucional difundir a través de la página web de este Poder Judicial lo dispuesto en el presente Acuerdo. -

Por Secretaría se librarán las comunicaciones que correspondan. Publíquese en el Boletín Oficial de la Provincia de La Pampa. Protoco lícese y regístrese.-

ANEXO I

Pautas para la tramitación de expedientes administrativos electrónicos bajo el sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE)

1.- Obligatoriedad del sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE). Los procedimientos administrativos por ante los organismos dependientes del Superior Tribunal de Justicia se tramitarán en expedientes administrativos electrónicos, bajo el sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE).

El sistema de GDE se empleará como único medio válido para la tramitación de los expedientes administrativos que se inicien a partir del 17 de agosto de 2021. Los expedientes iniciados con anterioridad a dicha fecha podrán continuar siendo tramitados bajo expedientes administrativos en formato papel hasta su finalización.

2. Usuarios. Para el acceso al sistema de GDE, los magistrados, funcionarios y agentes deberán contar con un usuario y clave proporcionada por la Oficina de Informática y Tecnología del Superior Tribunal de Justicia.

Al ingresar por primera vez, el usuario reemplazará la clave suministrada por otra que sólo será utilizada por su titular. Cada usuario tendrá asociado un perfil que definirá los permisos de acceso a los expedientes administrativos y funciones del sistema de GDE.

El nombre de usuario y la clave de acceso son personales, secretos e intransferibles, quedando terminantemente prohibida su divulgación a terceros.

El usuario asume la responsabilidad por el uso indebido o inadecuado del sistema de GDE, o de la información que almacene o divulgue. El uso indebido del sistema de GDE será considerado falta grave, sin perjuicio de las demás responsabilidades civiles o penales que pudieran corresponder.

3. Expediente Administrativo Electrónico. Firma de los documentos. El expediente administrativo en formato electrónico se formará mediante la agregación ordenada al sistema de GDE de los documentos, resoluciones, pruebas, dictámenes, informes, notificaciones y demás diligencias que deben integrarlo. El registro de datos en el sistema de GDE deberá ser oportuno e íntegro. Los documentos confeccionados a través del sistema de GDE serán firmados mediante firma digital o electrónica, tendrán carácter de original y producirán idénticos efectos jurídicos y probatorios que sus equivalentes en soporte papel.

4. Protocolos. A los fines de la protocolización en los respectivos libros, y hasta tanto se cuente con protocolos digitales, las resoluciones expedidas por el Superior Tribunal de Justicia, la Presidencia del Superior Tribunal de Justicia y la Dirección General de Administración, serán impresas por el Secretario Administrativo de la Dirección General de Administración o funcionario competente quien certificará dicha impresión.

5. Presentaciones por personas no usuarias del sistema de GDE. Constitución de domicilio electrónico. Las personas no usuarias del sistema de GDE podrán realizar sus presentaciones mediante escritos en formato papel por ante la Mesa de Entradas del Superior Tribunal de Justicia o del organismo competente. También podrán realizar sus presentaciones por medios electrónicos.

Las presentaciones en formato papel serán digitalizadas por los agentes facultados para ello e incorporadas al sistema de GDE, devolviéndose los originales al interesado, previa constatación de su carácter de original o de copia autenticada, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte especifico no susceptible de digitalización.

La digitalización del documento y su vinculación al sistema de GDE importa su autenticación siendo responsabilidad del personal interviniente la verificación del instrumento. Los documentos digitalizados tendrán idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel.

Las personas no usuarias del sistema de GDE que intervengan en los procedimientos administrativos, además de cumplimentar con los requisitos establecidos en el artículo 23 del Decreto 1684/79 –Reglamentario de la N.J.F. 951- y las normas modificatorias que en un futuro se dicten, deberán constituir domicilio electrónico mediante la denuncia de una cuenta de correo electrónico o mediante el procedimiento que en cada caso se indique.

6. Notificaciones. Las notificaciones podrán realizarse por algunos de los medios previstos en el artículo 46 del Decreto 1684/79 –Reglamentario de la N.J.F. 951-, y las normas modificatorias que en un futuro se dicten. También podrán realizarse por medios electrónicos.

Las notificaciones entre usuarios del sistema de GDE se efectuarán mediante dicho sistema. Es responsabilidad del usuario ingresar periódicamente para observar las notificaciones pendientes. Los plazos correspondientes corren independientemente de que el usuario ingrese o no al sistema de GDE.

Las notificaciones por medios electrónicos quedarán perfeccionadas cuando se encuentren disponibles en la cuenta del usuario o del administrado. Los plazos se computarán conforme se estipula en la N.J.F. 951 -Ley de Procedimientos Administrativos de la Provincia de La Pampa-, el Decreto 1684/79 –Reglamentario de la N.J.F. 951-, y las normas modificatorias que en un futuro se dicten.
7.- Administración del sistema de GDE. La Oficina de Informática y Tecnología del Superior Tribunal de Justicia actuará como administradora local del sistema de GDE.